L’heure n’est plus à la tergiversation. Les entreprises, TPE comme PME, vont devoir accélérer leurs processus de dématérialisation si ce n’est pas encore démarré. Les experts-comptables se situent en première ligne pour les aider à passer le cap du 0 papier. Cette transformation digitale s’accompagne de tâches à automatiser, tant chez le client qu’au sein du cabinet. Nous vous détaillons dans cet article les 5 signes qui montrent que cette automatisation comptable apporte des gains de temps effectifs dans les organisations.
Préambule : la digitalisation des cabinets d’expertise comptable comporte et implique de l’automatisation
D’où viennent les gains de temps que génère la dématérialisation des cabinets comptables ? Le fait d’automatiser les process tout au long de la chaîne de traitement de l’information, et après, apporte des économies aux équipes.
La dématérialisation, un processus qui se réalise avec des outils et des automates
Passer d’une gestion de la documentation comptable papier à des données numérisées ou générées directement au format électronique suppose d’utiliser des outils ou applications. Les différents logiciels communiquent entre eux de façon organisée et automatisée. Ils réalisent des opérations de collecte, de contrôle, de lecture et de stockage, grâce à des algorithmes, des automates et parfois l’IA.
La place de l’homme dans le processus consiste à organiser, gérer, contrôler et optimiser ces opérations de dématérialisation de la comptabilité. Quant aux opérationnels et aux chefs d’entreprise, ils évitent la manipulation du papier. Ils accèdent à des données numériques stockées en un seul endroit et accessibles partout, grâce à ces solutions et automates.
Les étapes de digitalisation qui comportent de l’automatisation de la comptabilité
L’automatisation apporte des économies de temps à chaque étape ou traitement :
- collecte des informations ;
- classement et indexation ;
- recherche d’informations manquantes ou relances automatisées ;
- contrôle des pièces comptables et validation ;
- lecture optique des factures par océrisation et préparation de la pré-saisie pour l’intégration comptable ;
- interface des saisies d’écritures automatisées dans la comptabilité ;
- émission et transmission des factures au format électronique aux clients et au PPF pour l’administration fiscale ;
- préparation automatique de l’e-reporting :
- gestion des statuts de paiement des factures et transmission des informations aux fournisseurs ;
- à terme, automatisation de la gestion de la TVA ;
- archivage des factures après paiement.
Des données digitalisées : une opportunité d’exploiter la data des entreprises avec de l’IA
L’autre axe de l’automatisation se situe en aval de la digitalisation, avec l’introduction de l’intelligence artificielle en comptabilité. En effet, en disposant de données numériques structurées pour toutes les entreprises clientes du cabinet, les experts-comptables peuvent alimenter des entrepôts appelés data lakes. C’est ensuite une source de données anonymisées très importante et exploitable par l’IA.
Les 5 gains de temps qu’apporte l’automatisation comptable
Entrons dans le détail de tous ces processus qui génèrent des économies au quotidien pour le cabinet comme pour ses clients. Ce sont autant d’opportunités pour se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée et pour proposer de nouvelles prestations, notamment autour de la data.
#1 – Automatisation comptable : un gain de temps pour la collecte des données
Une gestion des documents digitalisée simplifie d’abord la collecte de chaque facture dans le cabinet. Les clients ne perdent plus de temps à récupérer les pièces papier et à les transmettre à leurs comptables. Ils arrêtent également de réaliser des photocopies. Soit, ils utilisent une application sur smartphone pour envoyer la pièce comptable ou le justificatif de note de frais automatiquement. Soit, le cabinet extrait les factures sur les plateformes de dématérialisation des fournisseurs. Automatiser cette étape de collecte fait gagner du temps à tout le monde.
# 2 – Un processus de contrôle et de validation des factures fournisseurs plus fluide dans l’entreprise
L’automatisation comptable se poursuit avec la phase de validation des factures, en vue du paiement. Là encore, en réalisant la digitalisation des flux, chaque entreprise gagne en confort et travaille plus vite. Grâce aux workflows intégrés dans le logiciel ou la plateforme, les entrepreneurs contrôlent et donnent leur bon à payer des dépenses de façon numérique.
Les outils de gestion électronique des documents (GED) concentrent toutes ces tâches sur le même fichier en ligne. Plus besoin d’attendre de revenir au bureau pour agir ! Ces actions s’effectuent de partout en quelques clics. Ajoutons que ces éléments contribuent aussi à fluidifier les relations fournisseurs. Potentiellement, ils permettent d’accélérer les paiements des factures, point crucial pour la trésorerie des PME.
#3 – L’automatisation de la saisie des écritures : une suppression du temps consacré par les comptables aux tâches chronophages
Une des étapes qui génère le plus de gain de temps pour le cabinet, c’est la création des écritures comptables. Le machine learning, une forme d’intelligence artificielle, permet lors du traitement d’océrisation d’obtenir une fiabilité très grande pour la préparation automatique des écritures.
C’est aussi une source de réduction d’erreurs en comptabilité, par rapport à la saisie manuelle. Là encore, les comptables gagnent du temps sur les contrôles et les corrections à effectuer. Dext offre ainsi une saisie comptable avec un taux de reconnaissance supérieur à 99 %.
Même si chaque cabinet doit organiser ce traitement et superviser les processus, la réduction des heures passées à saisir les factures en comptabilité diminue donc drastiquement. Ce temps peut alors se réaffecter sur de nouvelles missions ou métiers.
# 4 – Des économies de temps dans la recherche d’informations numérisées pour le cabinet et les clients
Une fois, la facturation traitée et l’intégration des factures dans la comptabilité réalisée, l’automatisation se poursuit. Elle continue de réduire le temps de travail. En effet, du fait de l’adoption d’une solution de dématérialisation, le processus d’archivage manuel des pièces disparaît. En réalité, il s’opère dès la collecte, avec le stockage de l’information, grâce à un outil hébergé sur le cloud.
La recherche d’informations parmi ces archives devient rapide. Elle nécessite seulement quelques clics. Et là encore, toute personne habilitée, dans le cabinet ou chez le client, peut y accéder vite et de partout.
# 5 – Gestion de données digitalisées et data lakes : un gain de temps pour les missions de conseil aux entreprises
Les économies sur le temps de travail ne s’arrêtent pas aux processus purs de digitalisation des documents et à l’établissement des comptes. Un logiciel de dématérialisation des factures continue à apporter des avantages après. La production de la data s’accélère dans les cabinets, au fil de l’eau, toute l’année. Les experts-comptables peuvent émettre les situations mensuelles et les reportings plus vite.
Les professionnels de la comptabilité disposent aussi de plus de données centralisées. Elles se stockent dans des data lakes mis en place par la profession ou les opérateurs de dématérialisation. Les avancées technologiques de l’intelligence artificielle permettent de les exploiter très vite. L’expert-comptable peut générer rapidement des analyses sectorielles pour un client, dans le cadre d’un business plan ou d‘une réflexion stratégique. Il peut aussi bâtir des données prédictives en quelques clics, ce que les logiciels classiques n’autorisaient pas jusqu’à présent.
Quel que soit votre logiciel comptable, toutes ces automatisations et nouvelles technologies bouleversent en profondeur l’organisation du travail. C’est le cas pour l’entreprise comme pour le cabinet. Elles ouvrent le champ des possibles pour bâtir de nouveaux services clients. Elles aident aussi l’entrepreneur à réduire les tâches administratives et à travailler en temps réel. En outre, ces gains de temps permettent de produire de l’information financière plus vite. C’est essentiel pour améliorer le pilotage et la prise de décision. Envie de déployer le processus de digitalisation dans votre cabinet ? Téléchargez notre livre blanc : il vous détaille les 5 étapes pour y parvenir sereinement.